Untuk pemula atau proyek kecil bisa menggunakan versi MS Project Standard yang di-instal pada hard disk lokal (on-premise) dan ditargetkan untuk manajer proyek yang mengelola proyek kecil / sedang. Project Standard adalah produk mandiri dan tidak memiliki kemampuan untuk terhubung ke Project Server untuk tampilan tingkat portofolio.
Untuk mendapatkan status proyek dari tim Anda, Anda perlu membeli lisensi untuk setiap anggota tim; namun, memberi masing-masing anggota tim Anda lisensi bisa sangat mahal.
Untuk menyiasati hal itu, manajer proyek biasanya meminta salinan rencana proyek dan mendapatkan pembaruan status di atas kertas atau melalui sarana lain untuk digunakan selama pertemuan tim reguler, dan kemudian memperbarui progres proyek kedalam Project Standard secara manual.
Strategi yang lebih efisien untuk menyelesaikan masalah ini adalah mempertimbangkan lisensi Microsoft Project Professional dan Project Server / Project CAL.
Project Professional menyediakan lebih banyak fitur daripada Project Standard. Salah satu alasan utama untuk memilih Project Professional daripada Project Standard adalah kemampuannya untuk terhubung ke Project Server. Menghubungkan ke Server Proyek memungkinkan Anda untuk mendapatkan tampilan tingkat portofolio dan memberikan akses langsung untuk anggota tim proyek (view, access, edit). Selain memberikan kemampuan tingkat portofolio, Project Professional juga menyediakan kemampuan untuk mengelola sumber daya dan berkolaborasi dengan tim Anda melalui aplikasi Skype for Business.
Project Server memberi Anda kemampuan untuk menjalankan bisnis Anda di tingkat portofolio proyek. Sementara Project Professional di-instal di berbagai proyek dan unit usaha dan dapat juga beroperasi dalam silo, Project Server memungkinkan Anda untuk menyatukan semua informasi dari berbagai proyek, dan memberikan hak akses yang berbeda kepada anggota tim dan eksekutif di seluruh organisasi.
Dari sudut pandang lisensi, penyebaran Project Server juga mengharuskan Anda untuk memiliki lisensi Windows Server, SQL Server dan Sharepoint Server. Anda juga akan memerlukan CAL yang sesuai (Sharepoint CAL, SQL CAL, dll.) Untuk memastikan bahwa Anda memenuhi semua persyaratan lisensi yang diperlukan. CAL adalah Lisensi Akses Klien, dan memberikan pengguna Anda hak untuk mengakses server. Biasanya, pengguna akhir memiliki akses ke Project Server melalui Project Web App (PWA).
Jika Anda telah menggunakan Project Server, Project CAL memberi pengguna dan perangkat Anda hak untuk mengakses Server tersebut. Ada dua jenis CAL, CAL Pengguna dan CAL Perangkat. User CAL memberi pengguna hak untuk mengakses server dan Device CAL untuk perangkat. Secara potensial, kedua jenis CAL ini memiliki harga yang berbeda dan mungkin memiliki hak penggunaan yang berbeda (tergantung perjanjian lisensi Anda). Biasanya, setiap pengguna dan setiap perangkat membutuhkan satu CAL. Ingatlah bahwa setiap lisensi Project Professional mencakup satu Perangkat Project Device CAL.
Mari kita perjelas perbedaan antara Project Professional dan Project Pro untuk Office 365. Keduanya adalah produk yang sangat mirip, kecuali bahwa Project Professional adalah produk on-premise dan Project Pro untuk Office 365 adalah produk cloud. Meskipun kedua versi adalah klien yang diinstal pada PC Anda, perbedaan utama adalah bagaimana mereka diperbarui. Jika Anda memiliki perjanjian Jaminan Perangkat Lunak dengan Microsoft, Anda mendapatkan versi baru Project Professional ketika versi baru diluncurkan oleh Microsoft (biasanya, sekali setiap beberapa tahun).
Dengan Project Pro untuk Office 365, Anda tidak perlu khawatir tentang pembaruan manual. Jika Anda telah mengaktifkan pembaruan otomatis, Microsoft akan terus memperbarui klien yang diinstal pada PC Anda secara berulang. Perbedaan utama lainnya adalah jumlah instalasi. Biasanya, satu lisensi Project Professional memberi Anda kemampuan untuk menginstal pada satu PC. Dengan Project Pro untuk Office 365, Anda memiliki lisensi untuk menginstal hingga lima PC.
Salah satu alasan utama untuk memilih Project Pro untuk Office 365 adalah kemampuan untuk menghubungkannya ke Project Online (versi cloud dari Project Server). Ini memungkinkan Anda untuk mendapatkan wawasan tentang tampilan tingkat portofolio, dan memberikan akses ke anggota tim proyek. Berlangganan Project Pro untuk Office 365 memberi Anda hak untuk mengakses Project Online dan Project Server.
Selain memberikan kapabilitas tingkat portofolio, Project Pro untuk Office 365 menyediakan kemampuan untuk mengelola sumber daya dan berkolaborasi dengan tim Anda melalui Skype for Business.
Project Online adalah produk yang mirip dengan Project Server, tetapi di cloud. Ini memberi Anda kemampuan yang sama dengan Project Server dengan semua manfaat cloud (mis. tidak perlu investasi dalam perangkat keras, pemeliharaan, dan update).
Bagaimana dengan CAL? Karena Project Online ada di cloud, tidak ada konsep CAL. Anda dapat membeli langganan Project Online untuk sebanyak mungkin pengguna yang Anda inginkan. Biasanya, pemirsa Project Online adalah PMO dan eksekutif.
Bagaimana jika Anda sudah memiliki Project Server dan Anda ingin mencoba versi cloud? Dari perspektif lisensi, Microsoft telah memudahkan Anda untuk mengelola proyek Anda di dunia hybrid. Anda dapat mengakses penyebaran Project Server yang ada melalui Project Online.
Sementara Project Online ditargetkan pada PMO dan eksekutif, bagaimana Anda harus menyediakan akses ke banyak anggota tim Anda? Project Lite adalah produk yang ditargetkan untuk pengguna tingkat tim. Untuk menggunakan Project Lite, Anda harus berlangganan Project Online. Dari sudut pandang teknis, Project Lite adalah produk yang persis sama dengan Project Online, tetapi ditawarkan pada titik harga yang lebih rendah.
Dari sudut pandang lisensi, Project Lite memungkinkan Anda untuk melihat dan mengedit lembar waktu, mengelola tugas, menambah masalah dan risiko, dan berkolaborasi dalam dokumen proyek. Mirip dengan Project Online, berlangganan Project Lite memberi Anda hak akses ke Project Server.
Ditargetkan pada manajer proyek profesional, Project Online yang dibundel dengan Project Pro untuk Office 365 memungkinkan Anda untuk mendapatkan Project Online dan Project Pro untuk Office 365 dalam satu paket pembelian.
Satu pertanyaan yang sering muncul adalah apakah layanan cloud Project dibundel dengan Paket Office 365. Jawabannya adalah tidak. Untuk menambahkan langganan Cloud Project ke Office 365 yang ada, maka versi Office 365 harus versi Bisnis, Enterprise, Education, atau Government.
Jika Anda memiliki lisensi ke paket Office 365 yang tidak tercantum diatas, lisensi Project Anda tidak dapat ditambahkan pada instalasi Office 365 yang ada.
Namun yang tidak kalah pentingnya adalah pemahaman konsep Project Management dan Microsoft Project dan untuk itu kami adalah ahlinya.
